Rispondere ai controlli sostanziali a campione

Cosa sono i controlli sostanziali a campione

I controlli sostanziali a campione sono verifiche documentali amministrative sui progetti del PNRR finanziati con i fondi europei del Next Generation EU. Questi controlli sono uno strumento fondamentale per garantire che i fondi erogati siano stati gestiti correttamente, assicurando trasparenza in applicazione di tutte le misure per il contrasto delle irregolarità e delle frodi.

Il campionamento dei progetti attuati con la metodologia a Lump Sum è operato attraverso l’analisi dei rischi.

Se un progetto della tua amministrazione è oggetto di controlli sostanziali, riceverai una PEC all’indirizzo istituzionale e una richiesta nell’area “Richieste chiarimenti” su PA digitale 2026. Hai a disposizione 20 giorni lavorativi per rispondere alla richiesta.

Come rispondere ai controlli sostanziali a campione

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Leggi attentamente la PEC ricevuta all’indirizzo dell’amministrazione

Contiene informazioni importanti sulle modalità di svolgimento dei controlli e sulla documentazione necessaria, inclusi alcuni template da utilizzare. In particolare, l’Allegato 1 presenta l’elenco dettagliato dei documenti da inviare.

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Prepara la documentazione

Assicurati di preparare tutta la documentazione richiesta, nei formati specificati e, quando necessario, firmata digitalmente.

Approfondisci le specifiche della documentazione

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Carica la documentazione entro 20 giorni lavorativi

Vai all’area riservata su PA digitale 2026, nella sezione “Richieste chiarimenti”. Troverai una richiesta aperta per caricare e inviare la documentazione richiesta. Ricorda di usare questa funzionalità solo per inviare i documenti.

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Invia una PEC di conferma

Completato il caricamento su PA digitale 2026, invia una PEC di conferma a dtd.pnrr@pec.governo.it con oggetto “Controllo a campione LS — CUP [codice CUP del progetto]” e allega anche tutta la documentazione che hai caricato su PA digitale 2026.

Documentazione richiesta

Per rispondere alla richiesta di controllo, dovrai compilare e allegare la seguente documentazione, a meno che non sia stata già inviata precedentemente su PA digitale 2026. In alcuni casi dovrai far compilare e firmare i documenti ai diretti interessati. Le dichiarazioni devono essere firmate digitalmente.

Elenco della documentazione inviata (Allegato 1)

• Elenco della documentazione inviata, usando il template Allegato 1 ricevuto via PEC

Per ogni documento presente in lista, indica se il documento è stato inviato o non è stato inviato in risposta ai controlli. Se un documento non è stato inviato, aggiungi la motivazione nella colonna “note”.

Documentazione sulle figure coinvolte nel progetto

Dovrai inviare le dichiarazioni di assenza di conflitto di interesse per le seguenti figure:

• Responsabile Unico del Procedimento (RUP), usando il template Allegato 2 ricevuto via PEC
• Titolare/i Effettivo/i, usando il template Allegato 5 ricevuto via PEC
• Direttore dell’Esecuzione Contrattuale (DEC), usando il template Allegato 3 ricevuto via PEC
• Personale nominato con Ordine di Servizio, usando il template Allegato 4 ricevuto via PEC (documentazione necessaria solo se sul progetto si è fatto ricorso a personale interno e non a operatori economici sul mercato)
• Commissari e membri della Commissione di Valutazione

Ricorda che il Titolare effettivo (TE) è il rappresentante legale della ditta che ha eseguito i lavori e non il Sindaco del Comune o il Dirigente Scolastico.

Attenzione: dovrai inviare anche gli atti di nomina, se non già inviati in precedenza, ed eventuali atti di modifica delle nomine, se nel corso del progetto ci sono state modifiche a queste figure.

La documentazione è richiesta soltanto per le figure effettivamente presenti sul progetto. Per le figure non presenti, basterà indicare nel campo note dell’Allegato 1 “Non applicabile” come motivazione della mancata trasmissione della relativa documentazione.

Documentazione sulle modalità di conservazione della documentazione di progetto

• Una nota testuale, in qualunque formato e possibilmente firmata, che spieghi le modalità con cui vengono conservati i documenti di progetto
• Uno o più screenshot che danno evidenza del software documentale utilizzato e che i flussi documentali sono identificabili e ordinati secondo adeguati criteri di classificazione

Documentazione sul sistema gestionale di contabilità

• Uno o più screenshot del gestionale che mostrano i capitoli di bilancio in entrata e uscita dedicati al PNRR e l'importo finanziato percepito

Attenzione: l’importo presente sul bilancio in entrata deve essere lo stesso ricevuto dal finanziamento e il nome dei capitoli deve far intuire che si tratta di fondi del PNRR.

Documentazione sugli obblighi di pubblicità e comunicazione

• Link alla sezione del sito dell’ente dove sono presentati le informazioni e i documenti relative al progetto finanziato
• Link alla pagina e/o sezione dove viene mostrato il logo “Finanziato dall’Unione Europea — Next Generation EU”

Documentazione relativa alla certificazione ambientale (DNSH) — solo per Misura 1.2 Cloud

• Certificazione che attesti il rispetto del principio Do No Significant Harm (DNSH) (ad esempio, Certificazione Uni EN ISO 140001), intestata alla ditta che ha fornito i servizi e valida dalla data dell’affidamento alla data del completamento della fornitura.

Come compilare e procurarsi la documentazione

Questo video tutorial ti guida nella compilazione dei documenti da inviare, in particolare l’allegato 1, gli screenshot sulle modalità di conservazione della documentazione di progetto e gli screenshot sul sistema gestionale della contabilità.

Richiedi assistenza

Non rispondere alla richiesta chiarimenti aperta su PA digitale 2026 per dubbi o domande, ma solo per inviare la documentazione in risposta ai controlli.

Se hai dubbi o domande, contatta l’Help Desk, l’account manager di riferimento o manda una PEC a dtd.pnrr@pec.governo.it.

Se hai bisogno di integrare o correggere i documenti inviati, apri una richiesta con l’Help Desk.

Esito dei controlli

I controlli sono condotti attraverso campagne semestrali e le operazioni di verifica possono durare fino a 4 mesi.

Le verifiche si chiudono in caso di esito positivo e l’amministrazione riceverà una PEC di conferma con un report riassuntivo. In caso di esito parzialmente positivo o negativo, l’amministrazione riceverà via PEC informazioni sui prossimi passi da seguire.

Riferimenti normativi

I controlli a campione vengono effettuati sulla base della Circolare RGS n. 30 dell’11 agosto 2022 e secondo le modalità previste nel Sistema di gestione e controllo (Si.Ge.Co.) dell’Unità di Missione PNRR.